Tue, 14/06/2022 - 09:00
Hai già in azienda il Responsabile della Conservazione?
Dal 1° gennaio 2022 sono entrate ufficialmente in vigore le nuove linee guida dell’AgID, per la creazione, l'archiviazione e la conservazione dei documenti informatici, che prevedono l'obbligatorietà di nominare la figura del Responsabile della Conservazione all’interno di ogni azienda.
Il soggetto incaricato deve possedere idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche che gli consentano, in piena autonomia, di gestire il processo di conservazione e garantirne la corretta funzionalità. Tale ruolo può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica e può essere svolto da un soggetto esterno all'azienda.
Le mansioni del Responsabile della Conservazione:
- Definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;
- Vigila sul processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
- Effettua le opportune verifiche sulla presenza e validità del rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
- Effettua le opportune verifiche sulla presenza e validità dei pacchetti di distribuzione con firma digitale;
- Effettua la verifica periodica dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
- Verifica le misure di sicurezza fisica e logica adottate dal Conservatore;
- Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
- Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
Inoltre, garantisce il supporto rispetto alla nomina del “Responsabile della Gestione Documentale” (figura obbligatoriamente interna all’azienda), incaricato anche alla redazione del “Manuale della Gestione Documentale”.